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      【實務探討】如何用好最低評標價法 確保物業采購物美價廉

      公告內容

      ■ 高曦 陳仕偉

      財政部發布的《政府采購需求管理辦法》(財庫〔2021〕22號,以下簡稱《辦法》)實施一年多來,在加強政府采購需求管理,實現政府采購項目績效目標方面取得了顯著成效。

      《辦法》第十九條要求,采購方式、評審方法和定價方式的選擇應當符合法定適用情形和采購需求特點。采購需求客觀、明確且規格、標準統一的采購項目,如通用設備、物業管理等,一般采用招標或者詢價方式采購,以價格作為授予合同的主要考慮因素,采用固定總價或者固定單價的定價方式。目前,采購人用招標采購方式采購物業服務項目,大多以價格作為主要因素,采用最低評標價法。

      最低評標價法,是指投標文件滿足招標文件全部實質性要求,且投標報價最低的投標人為中標候選人的評標方法。使用最低評標價法,采購項目的競爭主要體現在價格上,有的項目節約資金比例高達20%以上。節約財政資金,本來是無可厚非的,但在實際采購活動中出現了一些亂象。有的采購項目中標公告發布后,報價較高的供應商紛紛質疑,要求采購人、采購代理機構對其中標人的價格作出解釋;有的甚至投訴至財政部門,要求說明中標報價的合理性。同時,也有供應商中標后,發現實際運營成本遠遠超出中標價格,以投標報價計算錯誤為借口拖延合同簽訂時間;更有甚者,以人員防疫難到位為由放棄中標資格,導致項目重新實施采購,人為影響政府采購活動的公信力。

      目前,在物業服務采購中,該采用最低評標價法還是綜合評分法,成了擺在采購人面前的一道難題?,F在,有的采購人對物業服務采購心有余悸,擔心供應商質疑投訴影響采購效率,擔心供應商中標后不按約定簽合同,擔心供應商低價競標影響服務質量……筆者結合多年從事政府采購工作的經驗教訓,針對物業服務采購的特點,對如何用好最低評標價法,減少供應商的惡意低價競爭,提高政府采購績效談五點粗淺的意見,與同行共勉。

      采購需求應當完整

      物業采購與其他服務類采購一樣,采購項目的技術、服務、商務及其他要求至關重要,這是供應商投標響應的基礎,應當完整明確。其采購需求主要包括四個方面:

      一是項目概況清晰。項目概況主要是指服務場所、服務范圍及區域。具體包括:物業服務面積,包括室內面積、室外面積、綠化面積、道路面積、停車場面積等;樓層分布情況,各樓層使用功能及物業管理服務內容;明確強弱電、空調、消防系統等設備設施狀況;樓宇電梯及其他公共設施的運行使用情況;可能涉及的餐飲場所,就餐人數及廚房排煙系統、冰庫、灶具、廚具、用具、水電氣等現實情況;服務區域在使用運行過程中存在的“后遺癥”,如排污系統、供水系統、供電系統老化等問題。

      二是服務內容全面。物業管理服務內容主要包括:整個項目區域內的秩序維護服務,環境維護服務,綠植擺放及養護服務,客服、會務服務,餐飲服務(部分項目涉及),停車場管理,一般設施設備維修維護服務,專業設施設備維修維護服務,工程維修服務,以及物業管理規范中要求物業提供的相應服務等。

      三是服務要求詳盡。物業管理服務總體應要求供應商具備住宅類物業或者非住宅類物業項目管理經驗和人力資源,具有物業管理服務相適應的設施設備。具體管理要求是:

      秩序維護服務。要求供應商負責管理整個區域內的治安安全,秩序維護,停車場管理工作;建立健全安全防范體系,對服務人員進行安全教育;定期進行各類應急演練,包括疫情防控、防暴、防汛、消防等。

      環境維護服務。環境維護服務主要包括所有樓道內過道、樓梯、公共衛生間、工具間、大廳、非機動車停車棚、停車場、門窗玻璃、露臺等公共區域及大樓內所有辦公室、會議室的衛生保潔及垃圾清運等工作。同時,要詳細列明衛生保潔內容及標準、衛生消毒消殺標準。

      綠化養護服務。要求供應商負責管理區域內所有樹木、灌木、草坪、花卉、花壇、盆栽植物的日常養護、澆水、修剪、施肥和管理工作,養護管理服務符合國家法律法規、行業標準,在采購文件中詳細列明綠植品類、數量及具體養護要求,確保植株成活率。對后期需要做綠化整改的區域范圍和標準,應在采購文件中作詳細說明,便于供應商在報價明細中體現。

      設施設備維護服務。對設施設備的日常運行管理要具體明確,如:要定期對房屋進行巡檢,發現有滲水、外墻磚脫落、外墻玻璃破損等現象要及時報告采購人并予以修復;定期對管理區域內的門窗、桌椅、柜架、燈具等進行檢查、維修;對有破損或安全隱患的地方要及時報告采購人并予以修復;為大型及重要機電設備(照明系統、給排水系統、安全監控系統、空調系統、新風系統等)提供維修及維護,協助采購人監督管理維保單位完成專業設施設備的維保養護;定期對應檢必檢的設施設備及時進行年檢;做好公共區域室外招牌、廣告、霓虹燈、引路標識的日常維修等工作。

      客服、會務服務。對來訪人員及辦事人員的接待和服務提出具體要求,在會務服務方面對會場布置、音響設備使用、文明禮儀等規范要求,服務所需物品的使用管理要求。

      其他管理服務。如:應急處置要求,包括處理各類突發事件、自然災害、消防安全事故、設施設備故障等;節能減排工作要求,配合采購人做好節能宣傳,開展節電、節水等日常節能工作;要求供應商對采購文件服務范圍以外可能出現的臨時服務項目提出服務措施。

      四是商務要求明確。物業管理服務涉及的服務地點、服務期限、付款方式、服務考核辦法和標準、違約責任、解決爭議的方式等,都要詳細明確。

      合理設置實質性條款

      最低評標價法的特點是滿足采購文件全部實質性要求,且投標報價最低者為中標候選人。也就是說,采購文件的實質性條款設置尤為重要,要將做好物業服務的必要條件,履行合同的人力、物力等作為供應商響應的實質性條款,合理設置在招標文件中。需要注意的是,不能以不合理的條件對供應商實行差別待遇或者歧視待遇,有的條件可以要求供應商提供書面材料證明,有的條款應當要求供應商書面承諾,待供應商中標后進行核驗審查。

      設置崗位人員數量。人員數量是做好物業服務的基本保證,在招標文件中應當設定供應商配置服務人員數量的最低要求。一是明確項目經理與管理人員人數;二是各崗位服務人員數量要求,包括秩序維護專員、保潔專員、綠化專員、設備設施維護專員、客服會務專員、行政專員等。

      設置人員必要條件。人員素質將直接影響物業服務質量,在招標文件中可以設定供應商將來配置服務人員的相應條件。一是根據崗位實際情況,在法律法規許可范圍內設定服務人員年齡范圍,學歷、專業知識與工作經驗等要求。二是要求員工身體健康、無不良嗜好、無犯罪在案記錄。三是要求員工按崗位要求統一著裝、言行規范,講究儀容儀表、公眾形象。四是要求有關作業人員按照國家規定經專門機構培訓,取得相關行業操作許可證。五是要求供應商與員工簽訂《勞動合同》并按規定繳納社會保險,建立直接的勞動關系,供應商對員工服務期間的疾病和人身安全、安全責任事故、人事關系、勞動糾紛、疫情防控等全權負責。

      設置投標報價要求。供應商的投標報價可能影響服務效果,必然影響中標結果,要求供應商報價應當體現采購項目的全部工作內容,可以將主要報價內容列為分項報價表。一是人員工資待遇費用,包括人員基本工資,績效考核,社會保險費,福利費,節假日按國家規定標準發放的加班費、服裝費、餐飲費、住宿費、通訊費、差旅費等,要求供應商在履約過程中嚴格遵守《中華人民共和國勞動法》的相關規定,人員工資不能低于當地的最低標準等。二是工具設備成本費,如清洗劑、洗地機、拋光機、清潔手推車、各種工器具等。三是服務耗材購置費,如保潔材料、衛生紙、洗手液、垃圾袋、分類垃圾桶等。四是辦公用品費,如項目服務人員辦公使用電腦、打印機、對講機等。五是法定稅費、風險費、人員培訓費、合理利潤、管理費及招標文件規定的為完成本項目所需的其他費用。

      要求提供服務方案。物業管理服務方案能夠在一定程度上反映供應商的管理能力,同時可以作為采購人履約驗收的依據。物業管理服務方案一般包括采購項目的物業服務整體實施方案,項目管理方案,秩序維護服務方案,環境衛生維護方案,綠化養護方案,設施運行、維護管理方案,客服及會務服務方案,疫情防控方案,員工培訓方案,餐飲服務方案,規章管理制度。

      要求證明履約能力。采購人根據物業管理服務項目實際,可以要求供應商提供同類項目業績,證明其履約能力。但要求供應商提供的同類業務合同一般不超過兩個,并明確同類業務的具體范圍。辦公區域物業管理服務項目可以要求提供非住宅項目業績,服務內容包含秩序維護服務、環境維護服務、綠化養護服務、設施設備維護等。

      依法運用評審規則

      《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》(財政部令第87號,以下簡稱87號令)第六十條規定,評標委員會認為投標人的報價明顯低于其他通過符合性審查投標人的報價,有可能影響產品質量或者不能誠信履約的,應當要求其在評標現場合理的時間內提供書面說明,必要時提交相關證明材料;投標人不能證明其報價合理性的,評標委員會應當將其作為無效投標處理。物業管理服務招標采購采用最低評標價法,在節約財政資金的同時,確實也給有些不法供應商提供了機會,這些供應商惡意低價搶標,影響公平競爭,降低服務質量。評標委員會應當依法運用評審規則,對通過符合性審查的投標人報價進行評審,要求有可能影響產品質量或者不能誠信履約的供應商提供書面說明。

      例如,成都市某區在今年5月組織的物業服務公開招標采購活動中, 24家供應商參加該項目投標,22家投標人通過資格性審查。在評標過程中,評標委員會向14家投標人發出了需要提供其報價合理性的說明。在規定時間內,11家投標人提供了書面說明及證明材料,并說明其報價是按照國家相關規定購買社會保險,對其派駐服務人員的工傷及人身安全負責,工資待遇符合四川省相關要求。評標委員會對11家投標人的書面說明進行了評審,對其中10家投標人的說明均予以認可。評標委員會認為另外一家投標人的說明內容中“如我單位中標,我單位派遣服務人員中部分為當地失地農民”需要提供更詳細的說明,證明其投標報價的合理性。評標委員會再次向投標人發出了請澄清當地失地農民(由當地政府購買社保)擬派人數的通知,該公司在規定時間內予以了回復,并說明擬派90名當地失地農民為本項目服務。投標人證明其報價合理性的核心是投標報價是否影響質量或合同履約,只要投標人對遵守參加投標的各項條件和履約合同的能力作出保證即可。最終,該項目評標委員會認為投標人投標報價符合招標文件要求,推薦其為中標候選人。

      審查投標承諾內容

      《中華人民共和國政府采購法》(以下簡稱《政府采購法》)第二十三條規定,采購人可以要求參加政府采購的供應商提供有關資質證明文件和業績情況,并根據本法規定的供應商條件和采購項目對供應商的特定要求,對供應商的資格進行審查。最低評標價法的關鍵是滿足招標文件全部實質性要求。對于招標文件的部分實質性要求,投標人難以提供相關證明材料,只能在投標文件中書面承諾,中標后兌現,這就需要采購人在與中標人簽訂合同前依法進行審查。中標通知書發出后,采購人列出需要審查的實質性承諾內容,書面通知中標人,按照招標文件約定,在一定期限內提交相關證明材料。采購人可以組織有關工作人員共同參與審查,中標人完全兌現投標承諾后,方可簽訂政府采購合同。否則,采購人有權拒絕簽訂合同,并報同級財政部門按照政府采購法第七十七條的規定處理。只要采購人共同堅持原則,就可以有效減少投標人虛假承諾,凈化物業服務采購市場。

      切實加強履約驗收

      87號令第七十四條要求,采購人應當及時對采購項目進行驗收。采購人可以邀請參加本項目的其他投標人或者第三方機構參與驗收。履約驗收是做好政府采購的最后防線,特別是物業服務采購,履約驗收將直接檢驗服務效果,確保政府采購質量。履約驗收的依據就是采購合同與招標文件中約定的考核辦法及標準??己藘热葜饕ú少忢椖糠杖藛T管理、現場日常管理、環境維護管理、秩序管理、設施設備維護管理及其他服務管理等??己藢嵭邪俜种?,根據實際履約情況,按照考核標準遞減??己私Y果的運用非常重要,一般在招標文件中約定好,每月考核一次,考核結果作為核算當月費用的依據,采購人依據有關標準按比例扣減當月物業服務費??己私Y果也可作為是否終止采購合同的依據。

            (作者單位:高曦,四川辰希招標代理有限公司;陳仕偉,成都市公共資源交易服務中心)


      ·小編有話說·

      關于物業服務采購的實操問題,業界一直存有爭議。比如,是該采用綜合評分法還是最低評標價法,方案是否可以作為評分標準等。另外,采購文件要求供應商提供業績證明履約能力,但這是否會對新成立的企業構成歧視待遇?其實,對于這些問題的解決,并無標準答案,應結合實際,按照有利于采購實施的原則進行。如果讀者朋友有更好的建議,歡迎您撰寫成文投至本報。  

            (楊文君)

      來源:中國政府采購報

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