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      位置 返回首頁 資訊中心 實務解析 | 全球疫情下的國際工程索賠標準化思考與經驗分享

      實務解析 | 全球疫情下的國際工程索賠標準化思考與經驗分享

      公告內容

      新冠肺炎疫情在全球范圍的蔓延給諸多海外工程項目帶來了不同程度的影響,如何在突發情況下有效應對并盡可能減少項目損失, 考驗著企業的應變能力和項目管理水平。文章以中國電建湖北省電力勘測設計院有限公司的東南亞工程項目為例,介紹了疫情發生后公司及時啟動索賠工作,通過制作標準化索賠表格、學習FIDIC條款、提高索賠文件編寫水平、制定索賠激勵制度等舉措推動索賠工作順利開展的主要經驗,值得業界企業借鑒。




      疫情發生后及時啟動索賠工作



      自2020年新冠肺炎疫情在全球范圍發生以來,筆者所任職的中國電建湖北省電力勘測設計院有限公司(以下簡稱公司)所承接的海外工程項目均因疫情原因受到了不同程度的影響,如工程人員、設備、材料因疫情管控無法按期到場;業主因單位封閉不得不遠程辦公,導致無法及時審批圖紙;設計、材料、物流、現場施工各環節工作效率降低,對外溝通效率亦隨之降低;部分項目所在國因疫情惡化,實施區域性封路甚至封城,給項目的順利開展造成極大不利等。

      面對這些突發情況,公司迅速作出全面進行疫情索賠的工作部署,通過收集、梳理各海外工程項目受疫情影響的具體情況來推進項目索賠工作,同時開展索賠標準化課題研究來輔助支撐項目部的索賠工作。

      首先,以公司各海外工程項目的合同為基礎,對各項目執行過程中發出的索賠函件進行系統分析。

      其次,通過填寫調查問卷的形式,了解公司項目經理使用合同來進行索賠維權的操作水平,調研項目部索賠工作中遇到的難點,項目經理對疫情下如何索賠的思考和存在的困惑,對索賠標準化工作提出的需求與建議。

      通過本次調研發現,大多數項目經理對合同中承包商的索賠權利認識不充分,在實際項目執行中缺少對合同精神和條款的全面研讀。

      針對索賠中的問題積極采取有效應對舉措



      針對調研中發現的問題和索賠實踐中存在的問題,公司積極應對,多措并舉推動索賠工作順利開展,并取得了相應的成效。

      1.通過表格列出承包商的索賠權利

      筆者以孟加拉國某變電站項目為例,對該項目合同條款下對應工期、費用及利潤索賠權利進行梳理和匯總,如表1(樣表)所示。

      圖片

      針對具體的海外工程項目,可以在合同交底時通過填寫以上同類型表格,幫助項目部快速高效地識別出常規情況下合同賦予承包商的索賠權利,以便突發事件發生時及時進行索賠。

      2.加強項目管理人員對FIDIC的學習了解

      為提高項目管理人員的合同意識,我們對1999版FIDIC合同條件黃皮書(生產設備和設計—施工合同條件)中業主、工程師、承包商三方的責權利進行了梳理并制成表格,供項目管理人員學習。因FIDIC合同條件在國際工程中認可度高,對工程項目各方責權利的劃分相對較公允,內容系統而全面,學習和熟悉FIDIC合同條件下各方執行項目過程中的配合要點,可以有效提升項目工作人員的合同意識及敏感性。

      3.提高項目人員索賠文件的編寫水平

      針對項目工作人員對索賠流程、文件書寫、證據收集等方面存在的不足,我們以FIDIC合同條件為模板,編制了索賠標準化固定動作表(如圖1所示)、索賠通知函模板和索賠報告模板。其中,索賠標準化固定動作表可以顯著提高索賠工作效率,避免逾期失權的情況發生。圖1以FIDIC合同條件中的規定和時間期限為模板,具體期限需參考實際工程項目合同來執行。索賠通知函模板、索賠報告模板可供項目部在編寫索賠文件時參考,并迅速掌握索賠函件的書寫要點和邏輯論證技巧,有效提升函件的書寫質量。

      圖片

      除了索賠通知函的參考模板外,我們還要求項目工作人員明確說明索賠通知函的關鍵要點:

      (1)除非合同規定采用其他標題,函件的標題必須清晰地標明為“索賠通知”,即Notice of Claim。

      (2)對引起索賠的事件或情況予以詳細說明,注明事件或情況的發生日期。

      (3)聲明承包商有權進行相應索賠的合同條款或法律規定。

      (4)聲明承包商準備進行的工期索賠,或索賠費用增補,或同時索賠工期和費用。

      (5)詢問工程師/業主,告知其需要承包商保存和提供的記錄。

      同時,明確索賠報告的書寫要點:

      (1)造成索賠的事件或環境的詳細描述。

      (2)進行索賠的合同依據及/或法律依據的內容聲明。

      (3)索賠方用來支撐其索賠的“同期證據”。

      (4)支撐額外費用索賠及/或支撐延長工期天數索賠的詳細材料。

      其中,“同期證據”包括合同文件、來往信函、會議記錄、施工現場記錄、工程財務記錄、現場水文氣象記錄、市場信息資料、政府機關政令等諸多文件,要求列成清單讓項目部逐一核對和收集,以論證索賠邏輯的關聯性,為索賠主張提供有力的支撐。

      書寫英文索賠函件對擬函人的綜合素質要求較高,需要相當的語言功底、全面的項目管理能力、多專業領域知識以及多年國際工程經驗,故對一般的項目管理人員來說,寫好英文函件具有相當難度。索賠函除需清晰表述以上要點外,還需要結合工程實際進行用詞準確、符合邏輯、論據充分的論證說明。為了使項目團隊能力有專業、系統的提升,我們選擇了國際上廣受贊譽的工程索賠指導書,由安迪·休伊特(Andy Hewitt)所著的《施工索賠與回復:有效書寫及陳訴》(Construction Claims and Responses: Effective Writing & Presentation)一書,供項目部進行基礎性學習,幫助其員工了解國際工程索賠的思維方法與實操方式,全面提升項目人員的合同意識及索賠能力。

      4.注重通過項目實踐提高員工服務能力

      以上的索賠標準化成果僅能支撐并提升項目部在國際工程索賠中的基本功,幫助項目管理人員平時練好內功,為索賠成功夯實基礎。而實際項目執行過程中的工作更考驗項目管理團隊和工作人員,如“見招拆招”,做好工程相關方的需求管理,維護好自身應得利益,通過跟業主“斗智斗勇”“紅紅臉”來爭取自身利益,而又不至于走向關系破裂、無法繼續正常溝通合作的“深淵”,并能通過索賠實操獲得管理效益。畢竟,選擇最終與業主“撕破臉”走國際仲裁或訴訟,是萬不得已情況下才采取的“下下策”。但無論如何,練好索賠的基本功,在索賠實踐中不斷積累經驗和提高能力,同時做好各“同期證據”的記錄、保存和及時通知,有利于項目管理團隊在整個項目過程中更好地維護承包商的利益。

      5.積極引導項目人員進行索賠

      實踐中,針對承包商就新冠肺炎疫情提出的索賠,很多國家的業主并不認可。公司在東南亞國家承接的一些工程項目上,由于業主并未使用FIDIC合同條件作為模板,將新冠肺炎疫情作為“不可抗力”因素便缺少直接的合同依據支撐。在這種情況下,只能從該國的相關法律法規、疫情管控的政令、當地政府因防疫政策實施交通管制、影響人員正常來往的航空禁令等方面來收集原始證據,分析事件對工程正常實施的影響,尤其是效率降低、工期拖延和成本費用增加、防疫費用增加等方面的影響,論證并量化由疫情所引起的工期滯后及費用成本上升等的影響,以便有利于向業主爭取相關權益。從公司在東南亞四個國別多個項目的疫情索賠情況來看,合理的工期索賠往往能獲得業主的認可(或默認),而費用索賠則很難得到業主的直接支持?;诖?,我們引導并督促項目部進行積極思考和主動嘗試,通過加強與業主的溝通來尋求其他途徑或方式爭取疫情費用的貼補,并采取適當激勵政策鼓勵項目部進行費用索賠。如對采取有效舉措的項目人員,項目部在對其進行的日??己松线m當加分;對經核實獲得費用貼補的項目人員,項目部幫助其申請專項獎勵等,以表彰積極爭取并獲得疫情費用貼補的項目部及項目管理人員。

      公司在東南亞國家的一些項目上,因EPC總承包合同中存在著一部分單價計價項(如電纜溝蓋板、混凝土基礎、拆除工作等)或存在一些工程暫定項,通過項目部的努力溝通,一些之前業主長期未予認可的變更項得以最終通過部分批準、單價計價項考慮合理正偏差余量、新增項適當提高價格等方式來變相補貼承包商。截至2021年1月,公司在東南亞某國別的14個項目中,有8個項目獲得上報疫情費用貼補機會,并已有3個項目經核定獲得額外費用貼補(計超額利潤),折合人民幣約60萬元。雖然獲得的貼補金額相對于疫情引起的項目額外成本只是杯水車薪,但對于提高各項目部索賠工作能力和項目整體管理水平上卻意義非凡、影響深遠。 



      作者:陳  盼

      作者單位:中國電建湖北省電力勘測設計院有限公司

      來源:《招標采購管理》2022年第4期




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